採用基盤をHubSpotで構築

コンタクト（応募者）、取引（選考プロセス）、チケット（面接評価）の3つのオブジェクトを組み合わせた最適なデータベース構造を設計しました。約110個のカスタムプロパティを定義し、学歴やWebテストの結果、詳細な評価スコアなどをCRM上に集約しています。これにより、従来バラバラに保管されていた情報を、応募者一人ひとりの履歴として即座に参照できるようになりました。また、評価情報の機密性を担保するため、チーム設定やプロパティレベルでの閲覧制限を行い、面接官が担当案件のみを適切に参照できる環境を構築しました。

HubSpotのワークフロー機能を活用し、応募受付後の自動返信や選考ステージに応じた通知メールの送信を自動化しました。特筆すべきはミーティングリンクの活用です。OutlookカレンダーやZoomと連携させることで、候補者が面接官の空き時間から自ら面接予約を行える仕組みを構築しました。これにより、従来発生していた往復メールによる調整工数を大幅に削減。また、採用サイトのフォームをHubSpotに埋め込むことで、応募データが自動的にCRMへ登録・更新されるフローを確立し、転記作業を排除しました。

採用サイトの基盤として「HubSpot CMS」を採用し、構築いたしました。CMSとCRMが同一プラットフォーム上で動作する利点を最大限に活かし、サイトの運用性とデータ活用の精度を飛躍的に向上させています。直感的な編集機能により、専門知識がなくとも募集要項の更新が容易になり、常に最新の情報を発信できる体制を整えました。また、サイトを訪れた応募者のページ閲覧履歴や滞在時間といった行動データが可視化されるため、面接時によりパーソナライズされたコミュニケーションを行うことが可能になりました。さらに、フォームから入力された情報は即座に自動登録されるため、事務局の負荷軽減を実現しました。